Wystawianie faktur jest stałym elementem pracy każdego przedsiębiorcy lub też współpracującej z nim księgowej. Wśród licznych faktur, o jakich możemy wspominać,warto wyróżnić między innymi fakturę proforma, która jest szczególnym przypadkiem tego typu dokumentu. Poznaj bliżej jej najważniejsze cechy i dowiedz się, jakie prawa i obowiązki są z nią związane.

Czym dokładnie jest faktura proforma?

Faktura proforma wielu osobom do złudzenia przypomina zwyczajną fakturę VAT, choć dla odróżnienia musi zawierać dopisek “pro forma”. Zawsze wystawiana jest przed wystawieniem faktury końcowej i często stosowana jest jako dokument handlowy, który określa kwotę do zapłaty za przyszłą usługę (lub produkt). Może być również wykorzystywana jako wezwanie do zapłaty albo dokument informujący o należnej zaliczce. Jest zazwyczaj niezbędna do zapłacenia za usługi i towary, które mają dopiero zostać wykonane lub będą świadczone w przyszłości.

Czy jest dokumentem księgowym?

Bardzo ważną cechą faktury proforma jest to, że nie stanowi ona dokumentu księgowego. W związku z tym nie wiąże się z obowiązkiem zapłaty ani z obowiązkami podatkowymi. Nie można także dochodzić roszczeń na jej podstawie. Co ważne, można wybrać, czy faktura pro forma będzie wystawiona w sposób tradycyjny na papierze czy elektronicznie.

Jakie są skutki wystawienia proformy?

Ze względu na to, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, jej wystawienie nie jest rejestrowane przez księgową w ewidencji księgowej, na przykład w księdze przychodów i rozchodów. Pomimo wystawienia faktury pro forma, wciąż istnieje obowiązek wystawienia faktury głównej po dokonaniu transakcji, usługi lub dostarczeniu produktu.

Zobacz: biuro rachunkowe czym się zajmuje?

Czy obowiązkowa jest zapłata VAT od pro formy?

Ze względu na to, że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie rodzi konieczności zapłaty podatku VAT ani nie uprawnia do jego odliczenia. Jeśli zatem twoimi firmowymi rozliczeniami zajmuje się biuro rachunkowe, dopiero po wystawieniu końcowej faktury zostanie ono uprawnione do rozliczania podatku VAT.

Kiedy warto wystawić fakturę pro forma?

Faktura proforma nie funkcjonuje w polskim prawie jako specjalny dokument, dlatego nie ma też jasnych przepisów, które określałyby, kiedy należy ją wystawić. Oznacza to, że przedsiębiorca posiada pewną dowolność w jej przygotowaniu. Jest zatem doskonałym dokumentem do zaprezentowania oferty handlowej, ale też do ponaglenia przedsiębiorcy zalegającego z zapłatą o jej konieczności.

Warto wystawić ją w szczególności nowemu klientowi, którego zachowań jeszcze nie znamy. Pozwoli to uniknąć wątpliwości i może stanowić wezwanie do zapłaty z góry. Jeśli zostanie ono uiszczone, co oznacza tym samym, że oferta jest zaakceptowana, będzie to doskonałym zabezpieczeniem na rzecz wykonawcy usługi lub dostawcy towaru.

Jedn podpis wiele zmienia

Jak uprzedza biuro rachunkowe Wikom, w chwili, w której klient podpisze fakturę pro forma, staje się ona dokumentem prawnym. Oznacza to, że od tego momentu można na jej podstawie dochodzić swoich praw. Podpis oznacza bowiem, że klient zobowiązuje się do uiszczenia zapłaty w kwocie widniejącej na fakturze.

Co powinno znaleźć się na fakturze pro forma?

Przygotowując fakturę pro forma, należy umieścić na niej szereg elementów, które tworzą z niej odpowiedni dokument handlowy. Będą to:

• data i numer faktury pro forma,
• imiona i nazwiska lub nazwy stron umowy, ich adresy i numery NIP,
• oznaczenie produktu lub usługi wraz z właściwymi jednostkami miar,
• data wykonania usługi lub dostarczenia towaru,
• cena jednostkowa netto,
• rabaty i końcowa wartość netto, która je uwzględnia,
• stawka podatku VAT,
• kwota podatku VAT,
• wartość sprzedaży brutto (wyrażona kwotowo i słownie).