Każda firma musi prowadzić księgowość – niektóre w wersji uproszczonej, inne w pełnej. Powoduje to nagromadzenie dokumentów finansowych w ciągu całego roku, które po jego zakończeniu standardowo trafiają do archiwum. W jaki sposób prawidłowo przechowywać dokumenty księgowe? Opisujemy kilka praktycznych porad.
Zachowaj kompletność
Dokumenty księgowe mają to do siebie, że często zawierają załączniki. W przypadku faktur sprzedażowych mogą być to dokumenty magazynowe, natomiast do faktur potwierdzających zakup usług dołącza się opis lub umowę. Dzięki temu łatwiej nie pogubić się w kwestiach finansowych, zwłaszcza w dużych firmach. Z drugiej strony, musisz pilnować kompletności dokumentacji. Zdarza się, że brak jednej kartki powoduje utratę wiarygodności dokumentu. Każda firma ma w tym zakresie własne procedury, których należy przestrzegać. Pamiętaj, że chodzi tu o akta księgowe, które mogą być przydatne na przykład w czasie kontroli skarbowej.
Archiwizuj w podziale na lata
Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się w podziale na lata. Przy czym rok obrotowy w danej jednostce nie musi być tożsamy z rokiem kalendarzowym. Z drugiej strony, rok podatkowy zawsze się z nim pokrywa. Dlatego ważne, aby w miejscach, w których rok kalendarzowy nie pokrywa się z obrotowym, wypracować odpowiednie metody przechowywania dokumentów księgowych. Jak to zrobić, dowiesz poniżej https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/.
Zadbaj o bezpieczeństwo
Jak bezpiecznie archiwizować dokumenty księgowe? Obecnie coraz więcej ma formę elektroniczną, dlatego przechowujemy je głównie na dyskach twardych. Trzeba je zabezpieczyć przed wyciekiem, na przykład za pomocą haseł dostępu. Tymczasem dokumentacja papierowa wymaga gromadzenia w odpowiednim miejscu. Najczęściej jest to archiwum zakładowe, ale przepisy nie zabraniają korzystać z usług firm zewnętrznych. Jest to dobre rozwiązanie zwłaszcza dla przedsiębiorstw, które:
-
przetwarzają duże ilości danych finansowych,
-
nie mają miejsca na samodzielne przechowywanie akt,
-
nie zatrudniają osób mających wiedzę i doświadczenie w archiwizacji.
Współpracuj z ekspertami
Praca z dokumentami, nawet na etapie archiwizacji, niesie za sobą sporo wyzwań. Bardzo ważne jest opracowanie skutecznych procedur, w których uwzględnione zostaną kwestie bezpieczeństwa. W tym zakresie warto współpracować z ekspertami, w tym osobami, które posiadają dużą wiedzę z zakresu archiwizacji. Szczegóły dostępne są na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-ksiegowe/. Dodatkowo przyda się pomoc biegłego rewidenta czy doradcy podatkowego, jeśli z nimi współpracujesz. Dotyczy to głównie dużych firm, przetwarzających ogromne ilości danych. Mniejsze firmy, których księgowość prowadzą biura rachunkowe, również powinny wypracować pewne skuteczne rozwiązania w zakresie obiegu dokumentów. Biura coraz rzadziej biorą na siebie kwestie związane z archiwizacją, dlatego warto poszukać profesjonalnej pomocy w tym zakresie.
