Zmiana formy opodatkowania to jedna z ważniejszych decyzji, jaką może podjąć przedsiębiorca. Wybór między ryczałtem a zasadami ogólnymi wpływa bezpośrednio na wysokość płaconych podatków, a także na sposób prowadzenia księgowości i dostępność ulg. W tym artykule przyjrzymy się, kiedy warto rozważyć przejście z ryczałtu na zasady ogólne – i odwrotnie.
Czym różni się ryczałt od zasad ogólnych?
Zanim przejdziemy do sytuacji, w których warto zmienić formę opodatkowania, warto przypomnieć, na czym polegają obie opcje.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych polega na opodatkowaniu przychodu (bez możliwości odliczenia kosztów). Wysokość stawki zależy od rodzaju działalności i może wynosić od 2% do 17%.
Zasady ogólne (skala podatkowa) opierają się na opodatkowaniu dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodu. Obowiązują dwie stawki: 12% (do 120 000 zł dochodu) i 32% (powyżej tej kwoty).
Kiedy warto przejść z ryczałtu na zasady ogólne?
1. Gdy masz wysokie koszty uzyskania przychodu
Jeśli Twoje koszty stanowią znaczną część przychodów, opodatkowanie dochodu będzie dla Ciebie korzystniejsze. Na zasadach ogólnych możesz je odliczyć i obniżyć podstawę opodatkowania, czego ryczałt nie umożliwia.
2. Gdy chcesz korzystać z ulg i odliczeń
Na ryczałcie nie możesz:
- rozliczać ulgi na dzieci,
- wspólnie rozliczać się z małżonkiem,
- korzystać z ulgi rehabilitacyjnej, termomodernizacyjnej czy na Internet.
Jeśli chcesz korzystać z tych przywilejów – lepszym wyborem będą zasady ogólne.
3. Gdy planujesz wziąć kredyt
Banki często wymagają przedstawienia dochodów netto – a na ryczałcie nie masz możliwości pomniejszania przychodu o koszty. To może obniżyć Twoją zdolność kredytową. Na zasadach ogólnych masz większą szansę uzyskać korzystniejsze warunki finansowania.
4. Gdy Twoja stawka ryczałtu jest wysoka
Niektóre branże objęte są wysokimi stawkami ryczałtu (np. 15% lub 17%). Może się okazać, że po odliczeniu kosztów na zasadach ogólnych, efektywna stawka podatku będzie niższa.
Kiedy warto przejść z zasad ogólnych na ryczałt?
1. Gdy masz niskie lub żadne koszty uzyskania przychodu
Jeśli działasz w branży, gdzie nie generujesz dużych kosztów (np. programista, konsultant, tłumacz), ryczałt może być korzystniejszy. Przykład: jeśli masz przychody 150 000 zł i stawkę ryczałtu 12%, zapłacisz 18 000 zł podatku – bez konieczności prowadzenia pełnej księgowości.
2. Gdy zależy Ci na prostocie księgowości
Ryczałt oznacza mniej papierologii. Nie musisz zbierać i ewidencjonować kosztów, a księgowość jest prostsza i tańsza. Dla osób, które chcą zminimalizować formalności, to duża zaleta.
3. Gdy nie korzystasz z ulg i nie rozliczasz się wspólnie
Jeśli nie masz dzieci, nie korzystasz z ulg i nie planujesz wspólnego rozliczenia – ograniczenia ryczałtu nie będą Cię dotyczyć. W takiej sytuacji warto skupić się tylko na wysokości podatku.
4. Gdy Twoje przychody są przewidywalne i stabilne
Ryczałt najbardziej opłaca się wtedy, gdy masz regularne, stabilne przychody – i nie musisz martwić się zmianami stawki podatkowej w ciągu roku.
Kiedy można zmienić formę opodatkowania?
Zmiana formy opodatkowania jest możliwa raz w roku – najczęściej do 20. dnia lutego danego roku (w 2025 roku – do 20 lutego 2025). Decyzję należy zgłosić do urzędu skarbowego przez CEIDG.
Co warto wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji?
- Zrób kalkulację – policz, ile zapłacisz podatku w obu wariantach.
- Weź pod uwagę składki ZUS – one również się różnią w zależności od formy opodatkowania.
- Sprawdź zmiany w przepisach – rząd często modyfikuje zasady ryczałtu i opodatkowania, więc warto być na bieżąco.
- Skonsultuj się z księgowym – każda sytuacja jest inna. Dobre biuro rachunkowe pomoże wybrać najlepszą opcję.
Podsumowanie
Nie ma jednej, idealnej formy opodatkowania dla wszystkich. Ryczałt może być strzałem w dziesiątkę dla jednoosobowych działalności z niskimi kosztami. Zasady ogólne będą bardziej opłacalne, jeśli korzystasz z ulg lub ponosisz wysokie koszty. Najważniejsze to nie kierować się tylko stawką podatku, ale przeanalizować całą sytuację finansową swojej firmy.
Chcesz sprawdzić, która forma opodatkowania będzie dla Ciebie najlepsza? Napisz do nas – pomożemy Ci to policzyć.
