W procesie niszczenia dokumentów należy zwrócić szczególną uwagę na ochronę danych osobowych. Wymaga tego RODO, które wskazuje na odpowiedzialność przedsiębiorcy od momentu przejęcia dokumentu aż do jego utylizacji. Jakie procedury wdrożyć, aby nie doszło do wycieku danych osobowych?
Dlaczego ochrona danych osobowych jest tak ważna?
O konieczności ochrony danych osobowych zrobiło się głośno w 2018 roku, gdy w życie weszło RODO. Tymczasem już wcześniej obowiązywały przepisy, które zmuszały przedsiębiorców i innych administratorów do zabezpieczenia danych przed wyciekiem. Jeśli dostaną się one w niepowołane ręce, istnieje ryzyko utraty tożsamości. Oznacza to, że posługując się cudzymi danymi, można:
-
wyłudzić zobowiązanie finansowe (kredyt, pożyczkę),
-
popełnić przestępstwo,
-
wpłynąć na odbiór danej osoby lub przedsiębiorstwa, które prowadzi,
-
generować niebezpieczeństwo kradzieży pieniędzy, danych lub innych, ważnych informacji.
A wszystko to bez ponoszenia odpowiedzialności. Niestety, kradzież tożsamości bardzo trudno udowodnić, dlatego tak ważne jest jej zapobieganie.
Jak nie naruszyć danych osobowych w procesie niszczenia dokumentów?
Niszczenie dokumentów to niezwykle złożona procedura, która rozpoczyna się już w momencie oddania do utylizacji nośników danych. Na tym etapie trzeba zachować poufność i zabezpieczyć papier lub inny nośnik tak, aby osoby niepowołane nie miały do nich dostępu. Sama utylizacja powinna przynosić oczekiwane efekty, to znaczy prowadzić do stanu, w którym odtworzenie danych nie jest możliwe. W przypadku papieru mówimy o wygenerowaniu tak drobnych ścinek, że nie da się ich połączyć ponownie w jedną całość. Tymczasem niszczenie dysków twardych to już znacznie bardziej skomplikowane zagadnienie. Nie wystarczy usunięcie plików – sam nośnik trzeba jeszcze zdemagnetyzować. W przeciwnym razie ktoś mógłby odtworzyć dane, co generuje ogromne niebezpieczeństwo uzyskania dostępu do danych osobowych.
Co zrobić, aby niszczenie dokumentów było w pełni bezpieczne?
Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że niszczenie nośników danych to proces, który przy zastosowaniu złej jakości sprzętu lub nieprawidłowych metod może okazać się odwracalny. Bardzo istotne jest wyznaczenie osób, które będą odpowiedzialne za pracę z dokumentami. Im węższy krąg, tym bezpieczniej. Coraz większą popularnością cieszy się metoda bezpiecznych pojemników, dzięki której osoby postronne nie mają dostępu do składowanych dokumentów. Kolejny krokiem jest wyznaczenie jasnych, konkretnych procedur pracy z dokumentacją do zniszczenia. Inwestycja w wysokiej klasy sprzęt jest niezbędna, aby osiągnąć pożądane efekty. Dla wielu firm takie zalecenia brzmią enigmatycznie, zwłaszcza że w powszechnym użyciu wciąż są tradycyjne niszczarki biurowe, które nie zapewniają odpowiedniego zabezpieczenia. Rozwiązaniem, które warto rozważyć, jest współpraca z firmą zewnętrzną, która zajmuje się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Dzięki temu przedsiębiorcy mają pewność, że nie dojdzie do niebezpiecznego w skutkach wycieku danych osobowych, a tym samym do ich naruszenia.
